arrow_drop_up arrow_drop_down

CCV onderhoud aan ontruimingsinstallaties. Wat nu?

CCV onderhoud aan ontruimingsinstallaties. Wat nu?

Een wellicht wat uitdagende tekst. U wordt geconfronteerd met preventief onderhoud aan uw ontruimingsinstallatie en u krijgt tijdens de uitvoering hiervan  van alles over u heen aan papier, email en diverse opmerkingen. De kans is zelfs groot dat tijdens onderhoud plotseling allerlei gebreken en opmerkingen zijn geconstateerd die u vroeger nooit gehad heeft. 

Wat is er aan de hand? U heeft alleen gevraagd of er een CCV certificaat geleverd kan worden. 


Nou, om u gerust te stellen, er is niets aan de hand en eigenlijk is er van alles aan de hand. Een beetje cryptisch niet waar, dus dat behoeft wel enige uitleg. In de uitvoering van het onderhoud op locatie verandert er weinig. Waar het om gaat is dat er vanaf nu gecertificeerd onderhoud gedaan gaat worden aan uw ontruimingsinstallatie. Eigenlijk aan de kwaliteit van de werkzaamheden is er niets veranderd. Of je met of zonder CCV certificaat werkt, de procedures zijn voor ons exact hetzelfde. Alleen in de uitvoering wordt er meer gekeken of u alles geborgd heeft in vergelijk met het verleden. Daar ga ik u zo dadelijk meer over vertellen. 


Het CCV

Alle informatie over het CCV kunt u op internet  vinden. Dus dit artikel is geen vervanger  voor de CCV website. Ergo, ik raad u zelfs aan om na dit artikel eens te gaan kijken op de site van http://hetccv.nl


Ik zal u in duidelijke taal trachten te vertellen wat CCV certificering nu inhoudt. Het CCV is een overheidsorganisatie die zorg draagt voor het formuleren van richtlijnen in criminaliteitspreventie en veiligheid. CCV is bijvoorbeeld een belangrijke partij in het betalingsverkeer. Let maar eens op het CCV label dat je regelmatig op PIN terminals ziet. CCV werkt nauw samen met deskundigen in diverse marktsegmenten. Deze samenwerking is ontstaan doordat er vanuit de markt van zowel gebruikers alsmede fabrikanten en andere stakeholders de wens ontstond om een transparante regelgeving te hebben voor producten in relatie tot criminaliteit en veiligheid. Doelstelling is een werkbaar en controleerbaar kwaliteitssysteem voor iedereen.


Zij ontwerpt na consultatie in de markt procedures  en eisen die gesteld kunnen worden aan producten voor bijvoorbeeld brandbeveiliging. Onderhoud is ook een product! 

Als een eindgebruiker een product afneemt, zal hij een certificaat krijgen bij dit product indien het product voldoet aan alle uitgangspunten. Bij brandmeld en ontruiming worden er productcertificaten geleverd bij levering, installatie en onderhoud. Dit certificaat wordt verstrekt door de leverancier van deze producten.

Voordat die leverancier die certificaten mag verstrekken, dient hij wel te voldoen aan een aantal strenge eisen. Hij zal met zijn organisatie een certificatie traject moeten doorlopen. Indien hij voldoet aan alle eisen, is hij een erkend CCV bedrijf voor een bepaalde toepassing. En dat is niet eenvoudig kan ik u vertellen! Hij kan het certificaat niet kopen dus het is geen commerciële aangelegenheid. Daarnaast zal die leverancier elk jaar weer opnieuw gecontroleerd worden door een externe partij. Dit geldt niet alleen voor de procedures binnen het bedrijf (de papieren tijger) maar het ligt ook op de kwaliteit van de uitvoering. Dus tijdens bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden kan er zomaar steekproefsgewijs een inspecteur van een certificerende organisatie meelopen met een onderhoudende partij. Dit allemaal om de kwaliteit te borgen  voor het product dat wij u als leverancier leveren.

De leverancier wordt dus gecontroleerd door een certificerende instelling. Die certificerende instelling heeft een licentie van het CCV gekregen nadat is gebleken dat hij voldoet aan alle eisen om leveranciers  van producten te kunnen certificeren. De certificerende instelling wordt op zijn beurt weer gecontroleerd door een Raad voor Accreditatie. Deze borgt weer dat de certificerende instelling zijn werk goed uitvoert. De RvA heeft weer contact met het CCV maar legt geen verantwoording af aan deze. Het is een zelfstandig gremium. En de RvA bepaalt uiteindelijk de eindkwaliteit van het systeem. En daarmee is de bal weer rond.

Kwaliteitsborging door controle

Om er zorg voor te dragen dat de leverancier zijn kwaliteit hoog houdt, zal er tijdens een controle, dus een zg. audit, altijd wel een verbeterpunt tevoorschijn komen. Of zelfs een kritische tekortkoming. Dit zal de leverancier dus binnen een vooraf vastgestelde periode  dienen op te lossen. Blijft hij in gebreke dan kan zelfs schorsing dreigen. Nou, daar zit je als leverancier niet op te wachten dus je zorgt er wel voor dat je je zaakjes voor elkaar hebt. Dus je moet een constante performance leveren en daar bent U als gebruiker mee gebaat. Het mes snijdt dus aan twee kanten. De gebruiker vaart er wel bij maar de leverancier ook. Steeds meer klanten zullen gaan kiezen voor CCV gecertificeerde bedrijven. De markt wordt dus stukje bij beetje gereguleerd.

Wat houdt dat gecertificeerde onderhoud nu in. Er zijn drie belangrijke zaken die u steeds opnieuw tegen komt,  namelijk de definities certificatieschema,  normering en de definitie nominale staat.

Nominale staat

Toen u de ontruimingsinstallatie heeft laten plaatsen is er conform een vaste procedure het systeem in bedrijf gesteld en aan u opgeleverd. Het systeem zal in goede staat gefunctioneerd hebben ten tijde van de oplevering. Systeem is hier het totaal aan componenten, dus de centrale met zijn bedienpanelen, de bekabeling en de luidsprekers. Als het systeem goed functioneerde, verkeerde deze in wat wij noemen, nominale staat. Een nominale staat van een systeem is een uitgangspunt dat deze als betrouwbaar en bedrijfszeker mag worden beschouwd. Dit is dus een referentiepunt. Tijdens onderhoud doen wij niets anders dan toetsen of het systeem in nominale staat   verkeert en dat u daarmee een veilige oplossing heeft. Ten slotte is het doel van deze installatie dat u veilig kunt vluchten in geval van een ontruiming. Dat moet geborgd en gecontroleerd worden en dat is nu precies wat wij doen tijdens onderhoud.


Certificatieschema

Dat onderhoud wordt gedaan volgens een -daar komt ie-  certificatieschema. Dit schema hebben wij niet zelf verzonnen. Dat is geformuleerd door het CCV. Op dit moment hebben wij bij onderhoud aan ontruimingsinstallaties te maken met versie 4.0+C1 2018. Dus versie 4 met zijn laatste wijziging C1 is leidend. 


Hier vindt u de link naar deze eis

In dit document staat precies beschreven hoe een leverancier zich kan kwalificeren voor een CCV erkenning en hoe hij na een erkenning dient te handelen en vooral hoe hij het onderhoud dient uit te voeren. Het is zeg maar een “handboek soldaat” als ik zo vrij mag zijn.


Normering

Het CCV heeft niet verzonnen om een leidraad onderhoud ontruimingsinstallaties te gaan maken. Die bestaat al! En dat is vastgelegd in een norm, de NEN2654-2. Hij is kortgeleden gereviseerd en dus helemaal up to date! Hierin staat precies beschreven welke verantwoordelijkheden er zijn voor de diverse belanghebbenden. En naar deze norm wordt continue verwezen.

Die NEN 2654-2 is echt een goed document. Het bevat weliswaar 68 pagina’s aan tekst maar bijna alles is gedocumenteerd voor wat betreft functioneel onderhoud. Deze norm staat voor ons centraal in onze werkzaamheden. De rapportages in deze norm zijn ook de basis voor de werkzaamheden, ergo het is een verplichting om de basis documenten in het kwaliteitssysteem (ISO9001) op te nemen. Zoals u ziet, er is best wel over nagedacht.


Gebruiker

In die norm lees je dat we voor de verantwoordelijkheid van de uitvoering uit kunnen gaan van drie verschillende personen, lees functies die zijn verbonden aan de ontruimingsinstallaties in relatie tot het onderhoud. Dit zijn de gebruiker/eigenaar, de beheerder en de onderhouder. Een vaste regel: de gebruiker/eigenaar is altijd eindverantwoordelijk om de installatie in nominale staat te houden. Hij kan zich niet verschuilen achter een beheerder of een onderhouder. Hij dient simpelweg zijn zaakjes voor elkaar te hebben. Dit is echt een belangrijk issue en dient niet verwaarloosd te worden. In beval van een calamiteit zoals een brand zal de gebruiker aangesproken worden en niet de beheerder of de onderhouder. Ergo, als er een schuldvraag ontstaat zal de rechter altijd vragen: “wat heeft u er aan gedaan om dit redelijkerwijs te kunnen voorkomen?” Indien een brandmeldinstallatie met ontruiming door een verzekering wordt geëist, dan kunnen de vragen echt wel vervelend gaan worden. Er is niet veel jurisprudentie over bekend maar je kunt je zaakjes maar beter voor elkaar hebben. Voorkomen is beter dan genezen en bij een juridische procedure wordt het strafrechtelijk afgedaan. Geen prettig vooruitzicht lijkt me. Uitgangspunt is dat tijdens discussies altijd wordt terug gegrepen op normering. Heeft u in lijn met de norm, dus de NEN2654-2 gehandeld? Dat zal altijd de centrale vraag zijn. Indien er niet is gehandeld conform die norm, was de installatie waarschijnlijk niet in nominale staat. En die discussie kan vervelende gevolgen hebben in relatie tot aansprakelijkheid.

Let wel, een norm is geen wetgeving. Een norm is een vertrekpunt in een discussie. Het is een basis waar je vanuit werkt. Zo dient er mee omgegaan te worden. En daarom zal die onderhouder er op staan dat hij volgens de norm gewerkt heeft. Mooier kunnen we het niet maken!

Beheerder

De gebruiker zal in de praktijk een beheerder moeten aanwijzen. Dat kan hij zelf zijn maar de praktijk leert dat in de meeste organisaties dus een beheerder wordt aangewezen. Zo staat het in de norm en tijdens onderhoud is de beheerder het aanspreekpunt voor de onderhouder.

Onderhouder

Ter verduidelijking, TMCDAS is een onderhouder. Wij werken nauw samen met de beheerders tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Ook evt. storingen worden vaak in opdracht van de beheerder uitgevoerd. Die beheerder is dus best belangrijk in het proces. Dat wordt vaak onderschat. In praktijk maken wij vaak mee dat er zelfs geen beheerder bekend is. Dan hebben wij toch echt wel een probleem met de uitvoering van het onderhoud. Met die beheerder hebben wij als eerste een openingsgesprek waar wij  de huidige kwaliteit bespreken van de installatie en bouwkundige wijzigingen doornemen. Doorgaans zorgen wij er voor dat die beheerder voldoende kennis heeft om doeltreffend beheer uit te voeren op de installatie.

Relatie gebruiker en beheerder

Het zou een goede zaak zijn indien ook in de norm wordt vastgelegd dat er een document aanwezig moet zijn waarin is vastgelegd waarin de gebruiker een beheerder aanwijst. Dit vind ik ook een gemiste kans binnen het certificatieschema en de norm. De beheerder is altijd een persoon en zijn vervangers. Advies: regel dit! Maak een document waarin je desnoods in twee regels zegt dat de heer of mevrouw xyz is belast met het operationeel beheer van de ontruimingsinstallatie. In de praktijk is er meestal wel een beheerder van de brandmeldinstallatie aanwezig. Maak hem ook beheerder van de ontruimingsinstallatie. Er zijn hier ook cursussen voor. Een goede cursus vind u hier.

Uitvoering onderhoud

Tijdens onderhoud moeten wij vaststellen of de installatie in nominale staat verkeerd. Dit is altijd de rode draad in het proces. Er dienen een aantal documenten aanwezig zijn wat de uitgangspunten waren voor het bouwen van deze installatie en waarmee wij kunnen vaststellen dat de installatie ook nu nog daadwerkelijk in nominale staat verkeerd. Dat zijn de uitgangsdocumenten tijdens levering van de installatie inclusief de “as build” tekening.

Die onderhoudsdeskundige zal de installatie moeten kunnen controleren en alleen aan de hand van de documenten en tekeningen kan dat worden vastgesteld. In de praktijk blijkt dat de tekeningen heel vaak niet op orde zijn. Dit is echt een aandachtspunt. Wij mogen geen CCV certificaat verlenen als dit soort basisdocumenten niet in orde zijn. Daar wordt ook niet over gediscussieerd. Die onderhouder is zuinig op zijn certificaat en handelt volgens de eisen. De installatie is niet te controleren op zijn nominale staat en dat leidt tot afkeur. Iedereen teleurgesteld en het kost altijd extra geld. Wij hameren er ook op bij onze klanten om dit voor elkaar te maken. Wij helpen ze ook door een schaduwbestand van alle noodzakelijke documenten aan te leggen in ons dossier zodat wij u altijd kunnen helpen bij manco’s achteraf. Wij doen dit voor u!

Een ander belangrijk issue is de uitvoering van tussentijdse controles, In de NEN2654-2 staat exact beschreven wat er elke maand, elk kwartaal en elk jaar gedaan moet worden. Dit dient geregistreerd te worden in het logboek. Doe dat ook. Daarmee legt u vast dat de installatie in nominale staat verkeerd. Deze controles noemen wij de zg. OP-taken. De taken uitgevoerd door een Opgeleid Persoon.

Geluidstest

Tijdens het jaarlijkse onderhoud zullen wij ook een geluidstest moeten uitvoeren. Dit stuit altijd op weerstand want met ervaart dit werk als “overlast”. Ik heb een welgemeend advies. Stop om zo te denken!  De test is noodzakelijk om vast te stellen of u daadwerkelijk veilig kunt vluchten tijdens een brand. En ik denk dat u heel dankbaar bent in geval van een dergelijk scenario dat u ruim op tijd succesvol verwittigd bent door een ontruimingsinstallatie. Wij hebben in ons bestaan een aantal keren mogen ervaren dat onze installaties hun werk hebben gedaan na een  brand. En complimenten gehad van gebruikers, maar ook van de brandweer dat onze installatie tot het laatste moment zijn werk perfect gedaan heeft. Dat kunnen wij alleen garanderen als die installatie – komt ie weer- in nominale staat verkeerd.

Wat kunt u van ons verwachten?

Vanaf 2020 gaan wij na opdracht van de serviceovereenkomst met de klant in overleg om veel aandacht te gaan schenken aan de uitvoering van het onderhoud. Toe werken naar een maximaal aantal installaties die verkeren in nominale staat. Wij willen al onze installaties kunnen voorzien van een certificaat. Dit is een inspanning voor ons maar vooral ook voor de gebruiker van de installatie samen met zijn beheerder. 

Als de basisuitgangspunten nu niet gerealiseerd kunnen worden door interne aangelegenheden, bv u heeft de documenten niet op orde en er is geen gelegenheid om dit op korte termijn op te lossen, dan voorziet het certificatieschema in de mogelijkheid van alleen functioneel onderhoud. Dan voeren wij de werkzaamheden uit, alleen verstrekken wij geen certificaat. U kunt er wel van uit gaan dat de installatie op dat moment technisch in goede staat verkeert. U heeft dus dan wel een veilige installatie. U heeft alleen niet de nominale staat geborgd. Maar dat komt dan wel de volgende keer.

Slot

Er valt nog veel meer te vertellen over onderhoud maar na 2400 woorden vind ik het voorlopig wel genoeg. U kunt zien dat wij echte specialisten zijn in ons vakgebied en dat dragen wij ook graag uit. Neem contact met ons op. Wij zijn superspecialisten in ontruimingstechniek met gediplomeerde onderhoudsdeskundigen en gediplomeerde projecteringsdeskundigen. Borging voor vakkennis dus!

Als u een nieuwe installatie bij ons aanschaft, bent u in ieder geval gewaarborgd dat u minimaal de komende 15 jaar hoogwaardige performance kunt verwachten in het instant houden van zo’n belangrijke installatie. Dat is eigenlijk niet in geld uit te drukken.

Lucien Slippens

Directeur TMCDAS BV

.
Wij gebruiken cookies