Kwaliteitsborging door controle
Om er zorg voor te dragen dat de leverancier zijn kwaliteit hoog houdt, zal er tijdens een controle, dus een zg. audit, altijd wel een verbeterpunt tevoorschijn komen. Of zelfs een kritische tekortkoming. Dit zal de leverancier dus binnen een vooraf vastgestelde periode dienen op te lossen. Blijft hij in gebreke dan kan zelfs schorsing dreigen. Nou, daar zit je als leverancier niet op te wachten dus je zorgt er wel voor dat je je zaakjes voor elkaar hebt. Dus je moet een constante performance leveren en daar bent U als gebruiker mee gebaat. Het mes snijdt dus aan twee kanten. De gebruiker vaart er wel bij maar de leverancier ook. Steeds meer klanten zullen gaan kiezen voor CCV gecertificeerde bedrijven. De markt wordt dus stukje bij beetje gereguleerd.
Wat houdt dat gecertificeerde onderhoud nu in. Er zijn drie belangrijke zaken die u steeds opnieuw tegen komt, namelijk de definities certificatieschema, normering en de definitie nominale staat.
Nominale staat
Toen u de ontruimingsinstallatie heeft laten plaatsen is er conform een vaste procedure het systeem in bedrijf gesteld en aan u opgeleverd. Het systeem zal in goede staat gefunctioneerd hebben ten tijde van de oplevering. Systeem is hier het totaal aan componenten, dus de centrale met zijn bedienpanelen, de bekabeling en de luidsprekers. Als het systeem goed functioneerde, verkeerde deze in wat wij noemen, nominale staat. Een nominale staat van een systeem is een uitgangspunt dat deze als betrouwbaar en bedrijfszeker mag worden beschouwd. Dit is dus een referentiepunt. Tijdens onderhoud doen wij niets anders dan toetsen of het systeem in nominale staat verkeert en dat u daarmee een veilige oplossing heeft. Ten slotte is het doel van deze installatie dat u veilig kunt vluchten in geval van een ontruiming. Dat moet geborgd en gecontroleerd worden en dat is nu precies wat wij doen tijdens onderhoud.
Certificatieschema
Dat onderhoud wordt gedaan volgens een -daar komt ie- certificatieschema. Dit schema hebben wij niet zelf verzonnen. Dat is geformuleerd door het CCV. Op dit moment hebben wij bij onderhoud aan ontruimingsinstallaties te maken met versie 4.0+C1 2018. Dus versie 4 met zijn laatste wijziging C1 is leidend.
In dit document staat precies beschreven hoe een leverancier zich kan kwalificeren voor een CCV erkenning en hoe hij na een erkenning dient te handelen en vooral hoe hij het onderhoud dient uit te voeren. Het is zeg maar een “handboek soldaat” als ik zo vrij mag zijn.
Normering
Het CCV heeft niet verzonnen om een leidraad onderhoud ontruimingsinstallaties te gaan maken. Die bestaat al! En dat is vastgelegd in een norm, de NEN2654-2. Hij is kortgeleden gereviseerd en dus helemaal up to date! Hierin staat precies beschreven welke verantwoordelijkheden er zijn voor de diverse belanghebbenden. En naar deze norm wordt continue verwezen.
Die NEN 2654-2 is echt een goed document. Het bevat weliswaar 68 pagina’s aan tekst maar bijna alles is gedocumenteerd voor wat betreft functioneel onderhoud. Deze norm staat voor ons centraal in onze werkzaamheden. De rapportages in deze norm zijn ook de basis voor de werkzaamheden, ergo het is een verplichting om de basis documenten in het kwaliteitssysteem (ISO9001) op te nemen. Zoals u ziet, er is best wel over nagedacht.
Gebruiker
In die norm lees je dat we voor de verantwoordelijkheid van de uitvoering uit kunnen gaan van drie verschillende personen, lees functies die zijn verbonden aan de ontruimingsinstallaties in relatie tot het onderhoud. Dit zijn de gebruiker/eigenaar, de beheerder en de onderhouder. Een vaste regel: de gebruiker/eigenaar is altijd eindverantwoordelijk om de installatie in nominale staat te houden. Hij kan zich niet verschuilen achter een beheerder of een onderhouder. Hij dient simpelweg zijn zaakjes voor elkaar te hebben. Dit is echt een belangrijk issue en dient niet verwaarloosd te worden. In beval van een calamiteit zoals een brand zal de gebruiker aangesproken worden en niet de beheerder of de onderhouder. Ergo, als er een schuldvraag ontstaat zal de rechter altijd vragen: “wat heeft u er aan gedaan om dit redelijkerwijs te kunnen voorkomen?” Indien een brandmeldinstallatie met ontruiming door een verzekering wordt geëist, dan kunnen de vragen echt wel vervelend gaan worden. Er is niet veel jurisprudentie over bekend maar je kunt je zaakjes maar beter voor elkaar hebben. Voorkomen is beter dan genezen en bij een juridische procedure wordt het strafrechtelijk afgedaan. Geen prettig vooruitzicht lijkt me. Uitgangspunt is dat tijdens discussies altijd wordt terug gegrepen op normering. Heeft u in lijn met de norm, dus de NEN2654-2 gehandeld? Dat zal altijd de centrale vraag zijn. Indien er niet is gehandeld conform die norm, was de installatie waarschijnlijk niet in nominale staat. En die discussie kan vervelende gevolgen hebben in relatie tot aansprakelijkheid.
Let wel, een norm is geen wetgeving. Een norm is een vertrekpunt in een discussie. Het is een basis waar je vanuit werkt. Zo dient er mee omgegaan te worden. En daarom zal die onderhouder er op staan dat hij volgens de norm gewerkt heeft. Mooier kunnen we het niet maken!
Beheerder
De gebruiker zal in de praktijk een beheerder moeten aanwijzen. Dat kan hij zelf zijn maar de praktijk leert dat in de meeste organisaties dus een beheerder wordt aangewezen. Zo staat het in de norm en tijdens onderhoud is de beheerder het aanspreekpunt voor de onderhouder.
Onderhouder
Ter verduidelijking, TMCDAS is een onderhouder. Wij werken nauw samen met de beheerders tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Ook evt. storingen worden vaak in opdracht van de beheerder uitgevoerd. Die beheerder is dus best belangrijk in het proces. Dat wordt vaak onderschat. In praktijk maken wij vaak mee dat er zelfs geen beheerder bekend is. Dan hebben wij toch echt wel een probleem met de uitvoering van het onderhoud. Met die beheerder hebben wij als eerste een openingsgesprek waar wij de huidige kwaliteit bespreken van de installatie en bouwkundige wijzigingen doornemen. Doorgaans zorgen wij er voor dat die beheerder voldoende kennis heeft om doeltreffend beheer uit te voeren op de installatie.
Relatie gebruiker en beheerder
Het zou een goede zaak zijn indien ook in de norm wordt vastgelegd dat er een document aanwezig moet zijn waarin is vastgelegd waarin de gebruiker een beheerder aanwijst. Dit vind ik ook een gemiste kans binnen het certificatieschema en de norm. De beheerder is altijd een persoon en zijn vervangers. Advies: regel dit! Maak een document waarin je desnoods in twee regels zegt dat de heer of mevrouw xyz is belast met het operationeel beheer van de ontruimingsinstallatie. In de praktijk is er meestal wel een beheerder van de brandmeldinstallatie aanwezig. Maak hem ook beheerder van de ontruimingsinstallatie. Er zijn hier ook cursussen voor. Een goede cursus vind u hier.
Uitvoering onderhoud
Tijdens onderhoud moeten wij vaststellen of de installatie in nominale staat verkeerd. Dit is altijd de rode draad in het proces. Er dienen een aantal documenten aanwezig zijn wat de uitgangspunten waren voor het bouwen van deze installatie en waarmee wij kunnen vaststellen dat de installatie ook nu nog daadwerkelijk in nominale staat verkeerd. Dat zijn de uitgangsdocumenten tijdens levering van de installatie inclusief de “as build” tekening.
Die onderhoudsdeskundige zal de installatie moeten kunnen controleren en alleen aan de hand van de documenten en tekeningen kan dat worden vastgesteld. In de praktijk blijkt dat de tekeningen heel vaak niet op orde zijn. Dit is echt een aandachtspunt. Wij mogen geen CCV certificaat verlenen als dit soort basisdocumenten niet in orde zijn. Daar wordt ook niet over gediscussieerd. Die onderhouder is zuinig op zijn certificaat en handelt volgens de eisen. De installatie is niet te controleren op zijn nominale staat en dat leidt tot afkeur. Iedereen teleurgesteld en het kost altijd extra geld. Wij hameren er ook op bij onze klanten om dit voor elkaar te maken. Wij helpen ze ook door een schaduwbestand van alle noodzakelijke documenten aan te leggen in ons dossier zodat wij u altijd kunnen helpen bij manco’s achteraf. Wij doen dit voor u!
Een ander belangrijk issue is de uitvoering van tussentijdse controles, In de NEN2654-2 staat exact beschreven wat er elke maand, elk kwartaal en elk jaar gedaan moet worden. Dit dient geregistreerd te worden in het logboek. Doe dat ook. Daarmee legt u vast dat de installatie in nominale staat verkeerd. Deze controles noemen wij de zg. OP-taken. De taken uitgevoerd door een Opgeleid Persoon.
